湖北國產系統綜合檔案管理軟件廠家智能檔案管理系統

支持用戶數	多用戶	版本類型	網絡版
聯系人	丁先生	語言版本	簡體中文版
軟件形式	標準版（盒裝）	軟件類型	企業(yè)管理軟件

湖北國產系統綜合檔案管理軟件廠家智能檔案管理系統

文件編輯
用于對選定數據庫及子數據庫進行通用編輯的操作，包括新增、修改、查詢、導出等等。
新增：用于對選定數據庫進行新增數據。
修改：用于打開一條已有的記錄，以便于對該條記錄進行修改或者查詢更詳細的信息等。例如，打開一條案卷目錄，或者打開一條收文目錄等等。在列表區(qū)，選定一條記錄，然后選擇此命令即可。
刪除：用于對確認不需要的記錄進行刪除操作。
批量編輯：用于對選定數據庫中的所有記錄按某字段進行批量修改的操作。例如，將“計劃統計部”修改為規(guī)范性簡稱“計統部”。方法：使用“高級查詢”命令將需要修改的記錄檢索到一個檢索夾中，Ctrl + A選中所有數據，再使用此命令即可。
序號編輯：用于對選定文件夾中的所有記錄按自然序數進行排序操作。該命令需慎重使用。
原件：打開原件顯示界面，原件可以是任何格式的文件 。
正文：用于打開選定記錄的Word原文。當選定記錄沒有Word原文時，該命令不可執(zhí)行。
排序：是用于對文件的順序按照某一種方式進行排序，該命令不會改動數據的任何內容。
查詢：用于快速定位查找需要處理的文件并直接對其進行處理（諸如：修改等）。
打?。河糜诖蛴≡撃夸浵碌母鞣N報表。
Excel數據導入：用于導入Excel表中與該目錄數據相對應的數據。
案卷轉存：用于對列表區(qū)中選定的記錄進行導出操作。該命令適用于在本系統內不同數據庫之間的數據交換操作。例如，當需要將財務處的會計檔案合并到檔案室時，使用該命令即可。
案卷合并：用于將數據合并到當前數據庫的操作。
回收站：數據刪除之后會自動到回收站里，便于誤操作數據的找回。不過要記得及時清空，避免占取大量的內存，使系統的速度變慢。
刷新：對數據進行新增或修改之后不顯示，可以用刷新按鈕

系統管理工具
常用數據庫：用于設置各著錄表單中字段的可選下拉框。
日志管理：用于記錄用戶在什么時間進行了什么操作，便于數據丟失的查找。
附件信息更新：用于對附件的存放位置的更新（一般有飛狐靈通的工作人員操作就可以）
數據升級：用于將飛狐靈通綜合檔案管理系統（中鐵建）版一期數據庫升級到本系統。
統計分析：用于對統計的新增修改與刪除

幫助
幫助：用于調閱在線幫助。
關于：用于查看本軟件的版權信息。
工具欄
包括通用、專用工具欄工具條按鈕兩大部分。
通用工具欄
新增：用于為選定數據庫增加新記錄。
修改：用于打開選定記錄。
刪除記錄：用于對選定記錄進行刪除操作。
原件：用于存放、顯示選定記錄的附屬電子原文。
打開正文：用于打開選定記錄的Word正文。
當選定記錄有正文時，該按鈕可用。
排序：用于規(guī)范選定數據表中的數據在列表區(qū)中的固定顯示方式。例如，對文件級數據，可固定按文件日期的先后在列表顯示。
查詢：用于使用多個條件快速找到需要處理的一批文件。
高級查詢：用于對選定數據表使用一個或者多個條件篩選記錄。
組合查詢：用于將一組具有主從關系的數據庫組合起來，便于打印輸出或者統計。例如，“全引目錄”數據表便是“檔案管理”數據表與“文件管理”數據表進行“組合查詢”的結果。
打?。河糜趯x定記錄或者選定數據表中的所有記錄進行打印輸出操作。
回收站：工具欄里的回收站功能，提供對記錄的瀏覽、查詢、刪除、還原、批量還原、全部還原功能
刷新資料：用于刷新列表區(qū)記錄。

目錄樹
目錄樹顯示了系統的整體架構。
本系統的特點之一：目錄樹中任何一級子目錄都有右鍵快捷菜單命令，目錄樹的右鍵菜單命令與“目錄管理”菜單功能相一致。
在本系統中，單機版目錄樹的頂級目錄有兩個：文件管理總目錄、檔案館（室）。
文件管理總目錄：包括文件管理、案卷管理、檔案移交、檔案銷毀。是所有文件級、案卷級、檔案移交、檔案銷毀數據的源頭。除文件管理外，其它目錄只在后臺數據庫中能夠查詢到，主界面不顯示。
檔案館（室）：如果需要進行收發(fā)文登記，則應打開“文件管理總目錄→文件管理→文書文件→收文/發(fā)文”目錄；如果本系統僅為檔案部門使用，則直接打開“檔案館（室）”目錄下的相關目錄，進行相應的檔案管理（包括案卷著錄、卷內著錄、移交、銷毀等等工作）即可。

自動增量：用于為選定字段設置自動加1效果，即當在著錄界面使用“新增記錄”功能增加記錄時，下一條記錄會在當前記錄的數值基礎上自動加1。例如，“文書案卷目錄”表單中“案卷號”字段即被設置了該功能。在著錄界面，鼠標右鍵單擊需要取消該功能的字段名稱處，再使用左鍵選擇該功能即可。
繼承登記：用于為選定字段設置自動復制效果。當不退出著錄界面繼續(xù)登記下一條記錄時，將被設置字段框中的數據不用再輸入。但使用“新增”按鈕進行登記時，該功能不生效。
缺省值：用于為選定字段設置默認值。不管以哪種方式增加數據記錄時，設置了該功能的字段自動生成默認值，不用再輸入。但可以修改。在著錄界面，鼠標右鍵單擊需要設置該功能的字段名稱處，再使用左鍵選擇該功能，在出現的“設置默認值”窗口中，將文本框內輸入需要設置的字符，確定即可。
重命名：用于將選定字段修改為符合本單位需要的字段名稱。例如，可將“標題”修改為“題名”。 在著錄界面，鼠標右鍵單擊需要更名的字段名稱處，單擊左鍵選擇該功能，在“重命名-標簽”窗口中，輸入新的字段名稱，確定即可。

增加：用于為著錄界面增加字段項目。例如，當“文書案卷目錄”著錄字段不夠時，可使用該功能從后臺數據庫中增加。在著錄界面，鼠標右鍵單擊任意字段名稱處，再使用左鍵選擇該功能即可。

刪除：用于刪除著錄界面中不需要的字段項目。在著錄界面，鼠標右鍵單擊需刪除字段名稱處，再使用左鍵選擇該功能即可。

是否必填：用于把選定字段為必填項目。不管以哪種方式增加數據記錄時，設置了該功能的字段不能為空值。

設置公式字段：用于對選定數據表設置公式字段。包括合并字段、拆分（日期型）字段、為各數字型字段建立四則混合運算關系的公式字段等等。

整行顯示：由于某個字段的內容太多，用于設置選字段的內容整行顯示。

使用須知
使用本軟件時，有些操作是要按一定規(guī)范去做的，這樣才能保證整個系統協調一致，不致出現混亂，從而減少不必要的錯誤發(fā)生。
?系統正式使用之前，必須首先設置常用部門代碼。
?系統中默認的各級子目錄，如果確實需要刪除，刪除之前請事先咨詢我們。
?系統使用必須遵循的規(guī)則：
涉及表單 登記表單中必需有的字段 不能被隨意改名的字段
文件管理及其下級子表單 年度、部門、登記號 年度、部門、登記號、案卷目錄號、案卷順序號、卷內順序號、卷內文件頁次、是否歸卷
檔案管理及其下級子表單 案卷目錄號、案卷順序號、檔號 案卷目錄號、案卷順序號、檔號
檔案管理及其下級子表單 案卷目錄號、案卷順序號、檔號 案卷目錄號、案卷順序號、檔號